預約規則（Booking Policy），是用來清楚說明預約、取消、遲到與付款條件的經營約定。對美甲、美睫、按摩、SPA 等預約制服務而言，一套清楚的預約政策，不只是保護營收，更能幫助顧客建立對時間與服務的尊重。
如果你曾遇過客人臨時取消、遲到卻理直氣壯，甚至直接放鳥，那問題往往不是你不夠努力，而是「規則沒有被清楚說明」。
本文整理 5 種實務常見、可直接使用的預約規則範本，幫助你在不傷客人關係的前提下，降低爽約與溝通成本。
為什麼預約規則一定要「寫出來」？
許多經營者選擇口頭說明或臨時提醒，但實務上容易出現三個問題：
客人記不住或選擇性忽略
發生爭議時沒有明確依據
經營者每次都要重新解釋，消耗情緒與時間
把規則清楚寫在預約頁面上，並在預約時讓顧客確認同意，能大幅降低後續衝突。
預約規則範本一：遲到保留時間政策
適合情境：單人工作室、時段密集服務
範本內容：
為確保後續預約順暢，預約時間將保留 10 分鐘。若遲到超過保留時間，服務可能需縮短或取消，恕無法另行延長。
實務效果：
提前設定心理界線，避免後面時段全面延誤。
預約規則範本二：取消與改期時限
適合情境：高需求熱門時段
範本內容：
若需取消或改期，請於預約時間前 24 小時完成操作。未於時限內取消者，將視為當次服務已使用。
實務效果：
降低臨時取消比例，讓時段有機會重新開放。
預約規則範本三：訂金與預付款政策
適合情境：高單價服務、新客預約
範本內容：
預約時需支付訂金以保留時段。訂金將於完成服務後折抵，若未依規定取消或未到，訂金恕不退還。
實務效果：
有效篩選高意願顧客，顯著降低爽約率。
預約規則範本四：爽約處理原則
適合情境：曾有多次放鳥經驗
範本內容：
若無故未到（爽約），未來預約將需全額預付，或僅開放非熱門時段。
實務效果：
建立公平機制，同時保護優質熟客權益。
預約規則範本五：例外狀況與彈性說明
適合情境：希望兼顧人情與專業
範本內容：
如遇特殊狀況，請主動聯繫說明，我們將視情況彈性處理。惡意或重複違規行為恕無法適用。
實務效果：
保留彈性空間，又不讓規則被濫用。
預約規則該放在哪裡，效果最好？
最有效的位置有三個：
預約頁面（送出前需勾選同意）
預約確認通知（LINE / Email）
官方社群或官網固定頁
重點不是「說一次」，而是讓顧客在關鍵時刻都能看到。
規則清楚，是專業，不是冷漠
很多經營者擔心寫規則會嚇跑客人，但實際上，清楚的規則反而讓好客人更安心。
真正造成關係緊張的，往往不是規則本身，而是事後才補救的爭執。
如果你希望預約規則能在預約流程中自動顯示、讓顧客在送出前確認，同時搭配取消改期、自動提醒與顧客管理功能，一套整合式的預約系統會比人工溝通更穩定。
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